Ciclo de Operaciones y Procesos

Controle el Ciclo de Operaciones y Procesos con SAP Business One

El Ciclo de Operaciones ó Ciclo Operativo es el conjunto de procesos, actividades e información que se debe realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con sus objetivos.  En una empresa es el conjunto de procesos, actividades e información que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes.

Para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cual es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que requieren y deben generar cada uno de ellos. Para controlar y optimizar este Ciclo Operativo y su información, utilizamos como herramienta el software empresarial (ERP) SAP Business One

Un factor crítico en la eficiencia de los Ciclos de Operaciones es la asignación clara y precisa de quienes son los responsables de ejecutar cada uno de los procesos o actividades del ciclo, para de esta forma determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los colaboradores en el equipo de trabajo encargados de cumplir los objetivos planeados, evitando las duplicidades de funciones y retrabajos. Así mismo, al tener claridad en los roles se facilita la definición de los perfiles de usuario requeridos al implantar una herramienta como SAP Business One .

En nuestra definición del Ciclo Operativo es indispensable que se aplique el concepto de "Ciclo" en el cual la  "retroalimentación" o "feedback" de información entre todos los componentes (procesos y actividades) son indispensables para validar los resultados de ejecución de cada uno de ellos.

El Ciclo Operativo es el vehículo para aterrizar y llevar a la práctica la Estrategia Competitiva de la empresa en cada uno de los Segmento de Negocios definidos. Una adecuada definición y estructuración de Ciclos facilita la asignación de roles y responsabilidades para definir la mejor manera de estructurar la Organización de Recursos Humanos.

Adicionalmente, el Ciclo de Operaciones establece los requerimientos y estructuras de información para controlar el negocio (por ejemplo: la estructura de las cuentas de costos y gastos del catálogo de contable) mediante las aplicaciones y herramientas de Tecnologías de Información que contribuyan a sistematizar, automatizar, controlar y optimizar el desempeño operativo.

Para optimizar los Ciclos de Operaciones se requieren realizar proyectos específicos enfocados a mejorar algun proceso o actividad del ciclo.  Los procesos o actividades realizadas durante los proyectos no son parte del Ciclo de Operaciones, sólamente se realizan durante un periodo determinado de tiempo para optimizar los resultados del ciclo.

Los siguientes diagramas muestran un ejemplo de como definir y estructurar el Ciclo de Operaciones en una empresa.  Primero se debe definir cuál es el Ciclo principal:

Ciclo de Operaciones

Una vez creado el Ciclo de Operaciones principal de la empresa se deben definir también los sub-ciclos, procesos, actividades e información en cada uno de ellos. Para realizar lo anterior desarrollamos la metodologia y el software WORKFLOU que permite facilmente estructurar y modelar gráficamente estos ciclos, según se muestra en el siguiente ejemplo de un diagrama simplificado del ciclo compras:

Ciclo de Operaciones

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Si está interesado en que le desarrollemos su modelo de Ciclo de Operaciones, contáctenos via email o telefónica.

Si desea consultar más sobre los Ciclos de Operaciones puede buscar en Wikipedia el siguiente artículo: Business Operations



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