Ciclo de Operaciones y Procesos
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El Ciclo de Operaciones ó Ciclo Operativo es el conjunto de procesos y actividades que se deben realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con sus objetivos. En una empresa es el conjunto de procesos y actividades que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes.
Para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cual es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que requieren y deben generar entre sí cada uno de ellos.
Un factor crítico en la eficiencia de los Ciclos de Operaciones es la asignación clara y precisa de quienes son los responsables de ejecutar cada uno de los procesos o actividades del ciclo, para de esta forma determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los colaboradores en el equipo de trabajo encargados de cumplir los objetivos planeados.
En nuestra definición del Ciclo Operativo es indispensable que se aplique el concepto de "Ciclo" en el cual la "retroalimentación" o "feedback" de información entre todos los componentes (procesos y actividades) son indispensables para validar los resultados de ejecución de cada uno de ellos.
El Ciclo Operativo es el vehículo para aterrizar y llevar a la práctica la Estrategia Competitiva de la empresa en cada uno de los Segmento de Negocios definidos. Una adecuada definición y estructuración de Ciclos facilita la asignación de roles y responsabilidades para definir la mejor manera de estructurar la Organización de Recursos Humanos.
Adicionalmente, el Ciclo de Operaciones establece los requerimientos y estructuras de información para controlar el negocio (por ejemplo: la estructura de las cuentas de costos y gastos del catálogo de contable) mediante las aplicaciones y herramientas de Tecnologías de Información que contribuyan a sistematizar, automatizar, controlar y optimizar el desempeño operativo.
Para optimizar los Ciclos de Operaciones se requieren realizar proyectos específicos enfocados a mejorar algun proceso o actividad del ciclo. Los procesos o actividades realizadas durante los proyectos no son parte del Ciclo de Operaciones, sólamente se realizan durante un periodo determinado de tiempo para optimizar los resultados del ciclo.
Los siguientes diagramas muestran un ejemplo de como definir y estructurar el Ciclo de Operaciones en una empresa. Primero se debe definir cuál es el Ciclo principal:
Una vez creado el Ciclo de Operaciones principal de la empresa se deben definir también los sub-ciclos, procesos, actividades e información en cada uno de ellos. Para realizar lo anterior hemos desarrollado la siguiente metodologia y software únicos que permiten facilmente estructurar y representar gráficamente estos ciclos, según se muestra en el siguiente ejemplo de un diagrama simplificado del ciclo compras:
Como referencia se puede consultar en Wikipedia el siguiente artículo: Business Operations.